Bulan lalu tidak seperti biasanya di sebagian besar perusahaan karena pemilik dan manajer berjuang dengan akuntan mereka untuk mengajukan pengembalian tahunan ke Otoritas Pendapatan Kenya.
Seorang teman akuntan saya yang bekerja di sebuah firma audit mengatakan kepada saya bahwa mereka memiliki bisnis yang bagus tetapi menyesal bahwa begitu banyak firma yang merugi hanya karena mereka tidak memiliki catatan bisnis yang layak.

Pencatatan merupakan aspek penting yang sering diabaikan atau kurang mendapat perhatian terutama oleh sebagian besar usaha kecil di bawah pengelolaan pemiliknya. Faktanya, beberapa individu dalam bisnis menganggap proses tersebut sebagai “kejahatan yang diperlukan.”

Namun, pencatatan adalah salah satu inti utama bisnis dan kepentingannya tidak dapat diremehkan.
Pada hakekatnya pencatatan adalah kegiatan mengatur dan menyimpan semua dokumen bisnis seperti pengiriman, faktur, kuitansi dan sebagainya. Ini menunjukkan dari mana uang Anda berasal dan kemana perginya.

Ada beberapa alasan utama mengapa penting untuk menyimpan catatan yang baik untuk bisnis Anda. Mari kita lihat beberapa di antaranya.

Pertama, ini membantu dalam menilai profitabilitas bisnis. Fakta yang tak terbantahkan bahwa semua pengusaha memulai bisnis untuk menghasilkan keuntungan. Pada dasarnya, laba adalah apa yang tersisa setelah dikurangi harga pokok dan semua pengeluaran bisnis dari pendapatan yang dihasilkan dari penjualan.

Tanpa mencatat semua pengeluaran dan transaksi bisnis, tidak mungkin untuk memastikan apakah suatu bisnis menghasilkan keuntungan dan berapa banyak.

Catatan yang tidak memadai merugikan kesehatan bisnis. Hal itu membuat seorang wirausahawan beroperasi seperti kapal laut dengan sistem kontrol yang tidak berfungsi. Sebagian besar pemilik bisnis mengabaikan atau gagal mencatat dan menyimpan bukti pengeluaran kecil seperti biaya parkir, membeli kopi atau makan siang untuk klien, fotokopi, dan apresiasi pelanggan.

Sebagai praktik yang baik, semua pengeluaran yang berkaitan dengan bisnis, betapapun kecilnya. harus dicatat bersama dengan bukti. Sebagian besar dari mereka dapat dikeluarkan dan sangat membantu dalam mengurangi pajak atas laba.

Kedua, laporan laba rugi, juga dikenal sebagai informasi laporan laba rugi diekstraksi dari catatan bisnis dan merupakan salah satu bantuan terpenting dalam membuat keputusan bisnis utama termasuk jumlah pajak yang harus dibayar.

Kegagalan untuk mencatat setiap transaksi menyebabkan posisi pendapatan terdistorsi. Ketika digunakan dengan baik, catatan bisnis dapat menunjukkan tren masa lalu dalam efektivitas operasi bisnis. Catatan masa lalu dapat menunjukkan perubahan profitabilitas dari waktu ke waktu, volume penjualan pada waktu yang berbeda dalam setahun, pemanfaatan sumber daya dan sebagainya.
Informasi ini berguna dalam menghasilkan strategi bisnis atau menetapkan tujuan dan arah masa depan.

Ketiga, pencatatan yang baik membantu pemilik bisnis untuk membandingkan bisnis dengan bisnis serupa di industri yang sama. Jika Anda menyadari bahwa Anda beroperasi di bawah rata-rata tingkat industri, Anda mungkin menemukan cara untuk meningkatkan sistem atau model bisnis Anda.
Keempat, menyediakan informasi bagi siapa saja yang berkepentingan seperti pemangku kepentingan lainnya, bank, perusahaan asuransi dan pembeli potensial jika Anda ingin menjualnya secara penuh atau sebagian.

Terakhir, merupakan persyaratan hukum bagi setiap bisnis untuk menyimpan catatan dan menyediakannya saat dibutuhkan. Ini terutama untuk audit dan perpajakan. Kegagalan untuk memberikan catatan dapat menarik hukuman atau jika diaudit oleh pihak berwenang, penilaian yang mungkin tidak menguntungkan Anda.

Singkatnya, catatan yang baik akan membantu Anda memantau kemajuan bisnis Anda, menyiapkan laporan keuangan yang akurat, mengidentifikasi sumber pendapatan, melacak pengeluaran yang dapat dikurangkan, dan membuat keputusan yang tepat setiap saat.

Ini juga akan membantu Anda dalam mempersiapkan dan mengisi pengembalian pajak, dan mendukung item yang dilaporkan pada pengembalian pajak Anda jika diminta untuk melakukannya.